Allmänna handlingar

Huvudregeln

Den som önskar ta del av en allmän handling har även rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen till den del handlingen får lämnas ut. En myndighet är dock inte skyldig att i större utsträckning än vad som följer av lag lämna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form än utskrift. En myndighet är inte heller skyldig att framställa en kopia av en karta, ritning eller bild eller av en upptagning som avses i 3 § och som inte är en upptagning för automatiserad behandling, om det skulle innebära svårigheter och handlingen kan tillhandahållas på stället.
En begäran att få en avskrift eller kopia av en allmän handling ska behandlas skyndsamt (2 kap. första stycket 16 § tryckfrihetsförordningen, TF).

JK granskade 29 kommuners hantering av allmänna handlingar och fann att rutinerna var rättssäkra och effektiva. För att säkra medarbetarnas kunskap om offentlighetsprincipen rekommenderas tydliga rutindokument samt utbildning. Beslutet innehåller även en översikt av relevant lagstiftning.

OSL innehåller i 4 kap. bl.a. bestämmelser om allmänna åtgärder för att underlätta sökande efter allmänna handlingar. I 5 kap. finns regler om registrering av allmänna handlingar. I 6 kap. finns bl.a. bestämmelser om utlämnande av uppgifter samt service och upplysningar beträffande automatiserad behandling.

En myndighet behöver vara försiktig när den lovar anonymitet till personer som lämnar uppgifter. Även om det finns sekretessregler som skyddar uppgiftslämnarens identitet kan en parts rätt till insyn innebära att identiteten ändå måste avslöjas.

Handlingar kan lämnas ut om myndigheten kan identifiera dem, vilket kräver att den som önskar ta del av en handling anger tillräckligt med information om dokumentet. Beskrivningen behöver inte vara detaljerad; det räcker med att ange en begränsad grupp handlingar. Myndigheten ska försöka klargöra oklarheter, men behöver inte göra omfattande efterforskningar. Om sådana efterforskningar ändå sker gäller inte kravet på skyndsam handläggning enligt tryckfrihetsförordningen.

2 kap. TF ger rätt att ta del av allmänna handlingar. Man kan även få ut uppgifter ur en handling enligt 6 kap. 4 § OSL, så länge uppgifterna inte är sekretessbelagda eller stör myndighetens arbete. Om det är oklart vad begäran gäller ska myndigheten undersöka saken enligt 6 § förvaltningslagen, utan att fördröja handläggningen. Går det inte att reda ut, behandlas begäran som om den gäller att få ut hela handlingen.

En allmän handling ska lämnas ut så snart som möjligt. Myndigheter måste enligt JO prioritera sådana förfrågningar. Offentlighetsprincipen är grundläggande i svensk lag och demokrati, vilket myndigheter ska beakta vid val av teknik, personal och organisation. Att det  exempelvis är semestertider och att de begärda handlingarna är ”känsliga” är inte skäl att låta det dröja flera veckor att fatta beslut. 

Undantag från huvudregeln

En myndighet är inte skyldig att tillhandahålla en handling på stället, om det möter betydande hinder. Detsamma gäller en upptagning som avses i 3 §, om sökanden utan beaktansvärd olägenhet kan ta del av upptagningen hos en närbelägen myndighet (2 kap. andra stycket 16 § tryckfrihetsförordningen, TF).

Undantagen enligt andra stycket från huvudregeln innebär att en myndighet inte är skyldig att göra alltför omfattande undersökningar för att finna en handling som inte är tillräckligt tydligt angiven. Myndigheten kan också behöva använda handlingen själv i den egna verksamheten så att sökanden inte kan få läsa den. Handlingen kan även vara förvarad hos en myndighet som inte är närbelägen. Ett annat skäl under pandemin var risken för smitta.

Kommentarer:
Eva Lenberg, Anna Tansjö, Ulrika Geijer, Offentlighets- och sekretesskagen, (2025-12-05, JUNO), kommentaren till 15-20 §§.